Ein fixiertes Gründungsdatum für das Dinkelsbühler Stadtarchiv gibt es nicht. Dass es jedoch schon mehr als 500 Jahre existiert darf zweifelsfrei angenommen werden. Die Registratur und Schriftgutverwaltung nahm von alters her einen zentralen Platz im Bereich der Herrschaftssicherung und des Herrschaftsausbaus ein. Für die Verwaltung der Akten und vor allem der Urkunden zeichnete der Stadtschreiber verantwortlich. Eigene städtische Registratoren sind seit dem 17. Jahrhundert in Dinkelsbühl nachweisbar. Wie in so vielen Bereichen litt die städtische Verwaltung unter den teilweise konfusen Zuständen, die die politische Parität in Folge des Westfälischen Friedens mit sich gebracht hatte. Immer wieder machten im Laufe der Jahrhunderte die Registratoren darauf aufmerksam, dass wichtige Urkunden nicht mehr auffindbar seien. Die größte Zäsur für das Stadtarchiv dürfte hier das Ende der Reichsstadtzeit dargestellt haben. Der damalige Stadtchronist und Magistratsrat Johann Matthäus Metzger bezeichnete um 1820 die Unterbringung der städtischen Akten im Alten Rathaus als „Latrine“. In dieser Zeit gingen auch die meisten Akten des reichsstädtischen Bestandes verloren. Viele wurden vernichtet, einige gingen in Privatbesitz über, andere wurden nach Ansbach oder Nürnberg verbracht. Nach kurzen, aber bedeutsamen, Intermezzi von Dr. Ludwig Müller aus Nördlingen und Dr. Georg Schepß in den Jahren 1878 bis 1880 übernahm dann der Subrektor des Dinkelsbühler Progymnasiums Paul Monninger die Position des Stadtarchivars, welche er bis 1907 ausfüllte. Hatten sich seine Vorgänger um den Urkundenbestand verdient gemacht, so ordnete Monninger hauptsächlich den Aktenbestand. Hierzu legte er ein Karteikartensystem an, das bis heute die Grundlage des Aktenarchivs bildet. Seine Nachfolger Dr. Christian Bürckstümmer und Friedrich Ritter taten sich dann vor allem als Schriftleiter der 1913 gestarteten und bis heute als Zeitungsbeilage bestehenden Veröffentlichung „Alt-DKB“ hervor. Nach dem ersten Weltkrieg übernahm dann der Vorsitzende des historischen Vereins „Alt-Dinkelsbühl“ Oberlehrer Joseph Greiner, zunächst als Provisorium, das Archiv. Unter seine Regie wurde das Archiv neu geordnet und der damalige Archivassesor und spätere langjährige Stadtarchivar Nördlingens Dr. Gustv Wulz mit der Erstellung und Ordnung der Bändereihe betraut. Dessen Repertorium mit Register besitzt bis heute Gültigkeit. 1933 übernahm der Gewerbelehrer und spätere Berufsschuldirektor Wilhelm Reulein das Archiv. Reuleins Verdienste um das Stadtarchivar sind unbestritten, zeichnete er doch verantwortlich für die Fortführung der Neuordnung und der Sicherung des Bestandes und nach dem Weltkrieg den Umzug an seinen heutigen Platz, die ehemaligen Räume der Kreis- und Stadtsparkasse im Erdgeschoss des Rathauses. Dennoch bedarf es der wissenschaftlichen Aufarbeitung seiner Biographie und NS Vergangenheit. 1976 übernahm der Musiklehrer Hermann Meyer das Archiv, er sorgte für die Ordnung der Archive der 1972 im Rahmen der Kreisreform nach Dinkelsbühl eingemeindeten heutigen Ortsteile, sowie für die Verzeichnung der Medienabteilung des Archivs. Seine größte Leistung dürfte jedoch die Fortführung des Monningerschen Karteikartensystems sein, das bis heute oftmals die Grundlage vieler Recherchen ist. Hatte Meyer eher weniger im Bereich der Veröffentlichungen getan so kompensierte dies sein Nachfolger Gerfried Arnold. Arnold, der wie alle seine Vorgänger Schriftleiter Alt-DKBs“ war tat sich durch zahlreiche populärwissenschaftliche Veröffentlichungen zur Stadtgeschichte hervor. Am 01.04.2019 endete dann mit der Einstellung des heutigen Archivars Maximilian Mattausch die Zeit der ehrenamtlichen Archivare in Dinkelsbühl. Zunächst nebenberuflich tätig, ist der Historiker seit 01.10.2020 hauptamtlich im Dinkelsbühler Stadtarchiv tätig.
Durch das große Engagement der ehrenamtlichen Betreuer, kann das Dinkelsbühler Stadtarchivar aber trotz großer Verluste in Umbruchzeiten und wegen schlechter Lagerbedingungen bis heute auf einen sehr ansehnlichen und wichtigen Bestand aus weit über 4650 Urkunden, über 1,5 km laufenden Regalmetern Akten und zahlreiche Medien zurückgreifen. Eine wissenschaftliche Aufarbeitung des Bestandes steht jedoch in weiten Teilen noch aus. Ebenso sind die Bestände seit 1945 noch nicht verzeichnet.